ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია აუცილებელი გახდა მას შემდეგ, რაც ადამიანებმა მომხმარებლის გამოცდილების გაუმჯობესებისთვის ვირტუალური სივრცისკენ მისწრაფება დაიწყეს. ციფრული პროცესები  ჩვენი ცხოვრების ცენტრალურ ნაწილში მოექცა, დაწყებული ისეთი მარტივი ქმედებებიდან, როგორიცაა რესტორანში ადგილის დაჯავშნა, საბანკო ანგარიშის გახსნა და მათი მართვა მობილური ტელეფონიდან. კვლევების მიხედვით, მოსალოდნელია,  რომ 2023 წლისთვის გლობალურ მშპ-ში ციფრულად გარდაქმნილი ორგანიზაციების წვლილი ნახევარზე მეტი იქნება.

ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია არ ამოიწურება ონლაინ მომხმარებლის ინტერფეისებისა და სერვისების მიწოდებით. ის ვრცელდება კომპანიის ეფექტური და პროდუქტიული მუშაობისთვის ყველა სამუშაო პროცესის ციფრულ სამყაროში გადატანაზე.

ამ ბლოგში გაგაცნობთ ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაციის აუცილებელ ნაბიჯებს.

რას ნიშნავს ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია?

მონაცემთა დიჯიტალიზაცია ნიშნავს მის ციფრულ ფორმატში გადაყვანას, რომლის წაკითხვაც კომპიუტერს შეუძლია. ანალოგიურად, ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია ნიშნავს მათ გარდაქმნას ფიზიკური სამყაროდან ციფრულ სამყაროში.

ეს არ არის მხოლოდ საბუთების თავიდან მოშორება, არამედ მოიცავს ცვლილებას ბიზნეს ოპერაციებში, კულტურაში, სამუშაო პროცესებში და მეთოდებში.  ამის შედეგად კი ბიზნესი უფრო მოქნილი, პროდუქტიული, ეკონომიური და სხვადასხვა გარემოებებზე ადაპტირებადი გახდება. ონლაინ საბანკო ანგარიშის გახსნიდან სრულად დისტანციურ მუშაობამდე, ყველაფერი შეიძლება ციფრული გახდეს. 

ციფრული პროცესების უპირატესობები

როდესაც ბიზნესი წარმატებულ ციფრულ ტრანსფორმაციას გადის, ის უკეთ იყენებს რესურსებს და მთლიანად ორგანიზაციაც შესამჩნევი ცვლილებების მოწმე ხდება. 

ბიზნესის ტრანსფორმაცია

კომპანიაში პროცესების დიჯიტალიზაცია ციფრული ტრანსფორმაციის მხოლოდ ერთი ნაწილია. შიდა პროცესებში ტექნოლოგიების გამოყენება და დანერგვა ბიზნესს უფრო ეფექტურ და მოქნილ კომპანიად აქცევს, რაც მის კულტურულ ცვლილებებს გულისხმობს. ასევე, იცვლება  ბიზნესმოდელი, იმისათვის რომ, ბიზნესმა შეძლოს ადაპტირება სხვადასხვა სიტუაციებთან, მომხმარებელთა ახალ ჩვევებთან და ა.შ.

შეცდომების შემცირება

კომპანიებში პროცესის დიჯიტალიზაციის წყალობით, უფრო დაბალია შეცდომის ალბათობა. ავტომატიზირებული ტექნოლოგიებისა და პროცესების დანერგვით ასევე მცირდება მექანიკური შეცდომებიც, რისი შედეგიც დროისა და ფულის ეკონომიაა.

ადმინისტრაციული სამუშაოს შემცირება

სხვადასხვა პროგრამული უზრუნველყოფის არსებობა სრულად ვერ აღმოფხვრის ადმინისტრაციულ სამუშაოს, მაგრამ ხელს უწყობს მის მინიმუმამდე შემცირებას. ავტომატიზებულ სამუშაო პროცესს შეუძლია მისი უმეტესი ნაწილის დამუშავება და თანამშრომლების ფოკუსირება მათ მთავარ მოვალეობებზე.

ხელმისაწვდომობა და დროის დაზოგვა

გაციფრულება ასევე მოითხოვს ცენტრალიზებული სამუშაო გარემოდან დეცენტრალიზებულ, cloud-ზე დაფუძნებულ გარემოზე გადასვლას. ის თანამშრომლებს შესაძლებლობას აძლევს იმუშაონ ნებისმიერი ადგილიდან და მიიღონ საერთო რესურსებზე წვდომა შესაბამისი ნებართვების მიხედვით. 

დისტანციური მუშაობა

დღევანდელ მსოფლიოში დისტანციური მუშაობა აღარ არის სიახლე. დისტანციური მუშაობა  ბიზნესს საშუალებას აძლევს წვდომა ჰქონდეს მსოფლიოს ნებისმიერ წერტილში მყოფ საუკეთესო ტალანტებზე, ასევე ამცირებს ქირასა და მსგავს ზედნადებ ხარჯებს.

მნიშვნელოვანია გახსოვდეთ, რომ დისტანციურად მუშაობისას, ბიზნესი მთლიანად უნდა იყოს ციფრული. კომპანიის ყველა არსებული პროცესი უნდა განმეორდეს ონლაინ სივრცეში. ეს ნიშნავს, რომ თქვენს ბიზნესს უნდა ჰქონდეს ვიდეო კონფერენციის მხარდაჭერა, ციფრული ამოცანების მართვის სისტემები, cloud-ზე დაფუძნებული საცავი, ონლაინ HR სისტემები, და სხვა.

მოსახერხებელია ყველა სახის გუნდისთვის

იმის მიუხედავად, გუნდი მუშაობს ოფისში, დისტანციურად თუ ორ სცენარს ჰიბრიდულ მოდელში აერთიანებს, ციფრული პროცესები ყველასთვის მოსახერხებელ სამუშაო გარემოს ქმნის. ზოგიერთი ადამიანი შეცდომით ფიქრობს, რომ ბიზნესის დიჯიტალიზაცია მხოლოდ დისტანციური სამუშაო გარემოსთვისაა. რეალურად კი გუნდებს შეუძლიათ იმუშაონ იმავე ოფისში და გამოიყენონ ციფრული ინსტრუმენტები.

ანალიზის უნარი

ტექნოლოგიისა და პროცესის დიჯიტალიზაციის ერთ-ერთი დიდი უპირატესობა მონაცემთა მოპოვებაა.

მონაცემების საშუალებით კომპანიებს შეუძლიათ დაინახონ ტენდენციები, განჭვრიტონ ცვლილებები, მიიღონ შესაბამისი გადაწყვეტილებები და სიღრმისეულად შეისწავლონ შემოთავაზებული სერვისები ან პროდუქტები და მომხმარებლების ინტერესები. მონაცემები დაგეხმარებათ კომპანიაში დაგეგმოთ სამომავლო ნაბიჯები.

ციფრული ტრანსფორმაციისკენ გადადგმული ნაბიჯები

თქვენი ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია არის ეტაპობრივი გეგმა, რომელიც უნდა დაიცვათ სასურველი შედეგის მისაღწევად. ბიზნესის ციფრულ სამყაროში გადატანის მცდელობამ მთლიანი სურათის დანახვის გარეშე, შეიძლება სასურველი შედეგი არ მოიტანოს. სწორედ ამიტომ გჭირდებათ სამოქმედო გეგმა.

ნაბიჯი 1: ჩართეთ თქვენი გუნდი

ბიზნესის დიჯიტალიზაცია არ არის ის, რისი გაკეთებაც დამოუკიდებლად შეგიძლიათ. თქვენ უნდა ჩართოთ გუნდის ყველა წევრი. შეკრიბეთ ყველა და აცნობეთ მათ თქვენი მცდელობის შესახებ. აუხსენით თუ რა სარგებელს მოუტანს მათ და კომპანიას. მოითხოვეთ ჩართულობა, კრეატიულობა და დააფასეთ მათი იდეები.

შექმენით სამუშაო ჯგუფები, რომელშიც გაერთიანდება თქვენი დეპარტამენტის ყველა ხელმძღვანელი და გუნდის ლიდერი. თითოეულ დეპარტამენტსა და გუნდს აქვს თავისი საჭიროებები, სურვილები და სამუშაოსთან დაკავშირებული ნიუანსები. აქედან გამომდინარე, მნიშვნელოვანია დიჯიტალიზაციის პროცესის დაწყებამდე ჩართული მხარეებისგან გქონდეთ ინფორმაცია.

ნაბიჯი 2: პროცესების იდენტიფიცირება

თქვენი ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაციის პირველი პრაქტიკული ნაბიჯი არის მათი იდენტიფიცირება. ჩაატარეთ ყოვლისმომცველი კვლევა თქვენი კომპანიის სამუშაო და ერთმანეთისგან განცალკევებული პროცესების შესახებ. ზოგადად, არსებობს სამი განსხვავებული ტიპის ბიზნეს პროცესი:

• საოპერაციო
• მართვასთან დაკავშირებული
• მხარდამჭერი

პროცესების იდენტიფიცირება გადამწყვეტია, რადგან თქვენ მოგიწევთ მათი დამოუკიდებლად შესწავლა. შეიძლება ეს შეუძლებელი ჩანდეს, მაგრამ თქვენი გუნდი მას მნიშვნელოვნად გაამარტივებს. შეიკრიბეთ თქვენს სამუშაო ჯგუფებთან (დეპარტამენტის ხელმძღვანელები და გუნდის ლიდერები) და განიხილეთ მათი მტკივნეული წერტილები. 

მაგალითად, თუ თქვენ ხართ IT აუთსორსინგის კომპანია და გყავთ პროექტის მენეჯერები, რომლებიც მუშაობენ კლიენტებთან, ჰკითხეთ, მათი ყოველდღიური მუშაობის რა ნაწილი შეიძლება იყოს პოტენციურად ციფრული. შეიძლება ძნელი იყოს პასუხის დაუყოვნებლივ მიღება, ამიტომ მოფიქრებაში მათ თქვენ უნდა დაეხმაროთ. ყოველდღიური სამუშაოსა და ცალკეული პროცესების, რომლებიც შეიძლება ციფრული იყოს,  განაწილება თქვენ ერთად შეგიძლიათ. მაგ., ელფოსტის გაგზავნა, კლიენტის პროფილების შექმნა ფინანსური და იურიდიული დეპარტამენტებისთვის და ა.შ. 

ნაბიჯი 3: გაანალიზეთ თქვენი სამუშაო პროცესები

თითოეული დადგენილი პროცესის დეტალებში უფრო ღრმად ჩადით. იფიქრეთ მის ფუნქციონირებაზე, აქტივობებზე, თუ რამ გამოიწვია პროცესის დაწყება, რა სახის ინფორმაცია შეიყვანეთ, როგორია საბოლოო შედეგი და ვინ არის პასუხისმგებელი მართვაზე. პროცესების გაანალიზება გეხმარებათ გაიგოთ და დააზუსტოთ თქვენი მოთხოვნები, ასევე გაარკვიოთ, რა მუშაობს თქვენთვის ყველაზე კარგად. ჩემი რჩევა იქნება, გამოიყენოთ ვიზუალიზაციის ხელსაწყო, როგორიცაა Miro ან Microsoft Visio, დახაზოთ თქვენი სამუშაო პროცესი, რომ უკეთ გაიგოთ მისი შემადგენელი ეტაპები და თუ ვინ არიან მასში ჩართულები.

ნაბიჯი 4: დაჯგუფება და პრიორიტეტები

არ იფიქროთ, რომ შეგიძლიათ ერთდროულად გადახვიდეთ ტრადიციული სამუშაო გარემოდან ციფრულზე. იმისთვის, რომ უსაფრთხოდ იყოთ, თქვენ უნდა დაყოთ თქვენი პროცესები პრიორიტეტულ ჯგუფებად. ციფრული გახადეთ ისინი თანმიმდევრობით და ხანგრძლივად, რათა თქვენი გუნდი შეეგუოს ცვლილებას და იმოქმედოს შესაბამისად.

დაუბრუნდით თქვენს მიერ შექმნილ სამუშაო პროცესს და დაადგინეთ პირველ რიგში რომელი აქტივობების გაციფრულება შეგიძლიათ, შემდეგ მეორე, მესამე, მეოთხე და ა.შ. არსებითად, თქვენ ქმნით დიჯიტალიზაციის საგზაო რუკას და ვადებს. გუნდისთვის მისი გაზიარება შეიძლება სასარგებლო იყოს, რათა მათ იცოდნენ შემდეგი ნაბიჯები. 

ნაბიჯი 5: შექმენით ციფრული ტრანსფორმაციის საგზაო რუკა

ციფრული ტრანსფორმაციის საგზაო რუკა არის ორგანიზაციის ძირითადი ციფრული სტრატეგიული მიზნების დროში გაწერილი მკაფიოდ ვიზუალური გამოსახვა. საგზაო რუკა სასარგებლოა თანამშრომლებთან და ორგანიზაციის მასშტაბით დაინტერესებულ მხარეებთან ციფრული სტრატეგიის მარტივი კომუნიკაციისთვის. ამ გზით, ყველას შეუძლია დაინახოს, თუ როგორ უჭერს მხარს ციფრული ტექნოლოგიები და პროცესები კომპანიის არსებულ მიზნებს. როგორც სტრატეგიული ინსტრუმენტი, ციფრული ტრანსფორმაციის საგზაო რუკა ასახავს კონკრეტულ ქმედებებს, რომლებიც დროთა განმავლობაში უნდა განხორციელდეს ახალი პროცესების, მომხმარებლის გამოცდილებისა ან ბიზნესმოდელების შესაქმნელად.

ნაბიჯი 6: გააუმჯობესეთ თქვენი არსებული სამუშაო პროცესი

თქვენი ბიზნესის პროცესებად დაყოფის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ ყველაფერს და იფიქროთ სხვადასხვა პროცესის შესაძლო გაუმჯობესებაზე.

ბიზნეს პროცესების დიჯიტალიზაცია არ ჩერდება მხოლოდ ერთი, ორი ან თუნდაც 100 პროცესის დიჯიტალიზაციაზე. ის მოითხოვს მუდმივ მონიტორინგს და შეფასებას იმის გასაგებად, თუ რა მუშაობს და რა არა. გქონდეთ ყოველთვიური შეხვედრები სამუშაო ჯგუფებთან, რომ განიხილოთ, თუ როგორ იმოქმედა დიჯიტალიზაციამ მათ შესაბამის დეპარტამენტებსა და გუნდებში მუშაობაზე. შეინახეთ ეს შენიშვნები და საჭიროების შემთხვევაში შეიტანეთ ცვლილებები.

გახსოვდეთ, რომ თქვენი ბიზნესის გაციფრულება არ არის ერთჯერადი ქმედება. ციფრული ტრანსფორმაციის პროცესი არის ტექნოლოგიური, კულტურული და სტრატეგიული ცვლილებების ერთობლიობა. თქვენი ბიზნესის სიჯანსაღის შესანარჩუნებლად, მუდმივად დაგჭირდებათ პროცესების განახლება და ტექნოლოგიებზე ორიენტირებულ თანამედროვე გარემოსთან ადაპტირება. სასიხარულო ამბავი კი ის არის, რომ თუ ერთხელ გაივლით ამ გზას, გახდებით თავდაჯერებული და შეიძენთ უნარებს, რომ მუდმივად განვითარდეთ.